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手帳とスマホでTODO管理と物忘れを減らす方法

読んでくださりありがとうございます。

 

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以前の記事にも書きましたが、システム手帳を使ってやるべきことを忘れないように、やりたいことも実行できるようにしたいなと思っています。

今月は忙しく、手帳タイムを十分に取れない日が続きました。

手帳の11月は「雑」だなと見返すと良く分かります。

 

以前は忙しすぎて大事なことを忘れることもあったため、手帳とスマホを併用して物忘れを防ぐ方法を色々試しました。

物忘れが増えたと思う方や日々の雑事に追われて悩んでいる方のお役に立つ方法があればいいなと思います。

 

 

管理方法を決める

まずは全ての予定を管理する場所を決めます。

手帳ならどのページに書くか。

スマホならどのアプリを使うかを決めます。

予定を記入するのは併用でも構いませんが、予定が抜け落ちないようにするため、必ず先に記入するのを「手帳」か「スマホ」のどちらかに決めます。

 

最低限必要なのは

1.スケジュール管理するページ

2.思いつきをメモするページ

の2種類です。

それ以外は必要に応じて増やしていけば良いのですが、管理するページが多くなるとその分漏れや抜けが出てきてしまうのでなるべく少ないページで管理するのがおすすめです。

 

スケジュール管理

手帳でいうマンスリーページが便利です。

曜日ごとの予定が多い方はカレンダー型のマンスリーボックスページが便利ですし、時間帯ごとの予定が多い方はバーチカル型かレフト型、一か月が縦に並んでいるリスト型など、生活様式に合わせて色々試してみるとしっくりくるものが見つかると思います。

使ってみて不便を感じるようだったら、使い始めでも思い切ってほかの方法に変えてしまった方が良いです。

自分のすべての予定を書き出す場所なので、使いにくいと書き忘れたりとミスが出てきます。

枠内には予定だけかスペースがあれば開始時間を書き、持ち物や場所などは欄外の空きスペースなどに書くようにして、予定が埋もれないようにしています。

書く場所がない時は付箋やメモ紙に書いて貼っておけば、そのページで予定の管理が完結します。

 

アプリも使いやすいカレンダーの表示を探したり、スタンプで予定を管理したりとアプリによって機能がたくさんあるので、自分に合ったものを探してみるのも楽しいですよ。

TODOと思い付きのメモ

やることリストは5分以内にできるものは思いついたときにすぐやります。

時間が必要な物、時期が来ないとできないものは備忘録として書き留めておきます。

やること以外にもやりたいこと、気になったことなど布団に入った時や道端などすごく不思議なタイミングでひらめいたりするので、メモをしておかないとすぐに忘れてしまいます。

テレビを見ていて行ってみたいところなどもすぐメモします。

メモを元にやりたいことリスト、行きたいところリストなども出来上がります。

 

思い付きは専用のノートを作ってもいいですし、手帳のメモページに書き込んでも良いです。

私はスマホの方がサッと取り出せることが多いので、iPhoneのメモアプリにひとまず書き留めて、後で手帳のリストに転記しています。

 

メモをどこに書いたか探すことになっては本末転倒なので、書き留める場所は(アプリも)決めておきます。

 

どこにまとめるかさえ決まっていれば、そこに集約された情報を仕分けするだけです。

 毎日、週一でもよいので情報を仕分けする時間を決めましょう。

「時間があるとき」は恐らくやってきません。

日曜の夜や月曜の朝など5分でいいのでメモを振り返る時間を自分で作ります

 

後で見返すと要らない情報もあったりします。

その場合は上から線を引いておいて内容は確認できる状態にしておくと、また必要になったときに参照できますよ。

アラームを利用する

日々の繰り返しの用事は体が習慣化しているので忘れることはほとんどないと思います。

しかし、授業参観や個人面談など突発的にある用事はうっかり忘れてしまうことがあります。

絶対忘れては困るものに関しては予定が入った時点でスマホにアラームをセットしておきます。

私は念のため1日前と当日の1時間前の二回かけるようにしています。

アラームをかけておけば忘れていても大丈夫☆

スケジュール欄には予定として書いてるのでダブルブッキングもなくなります。

 

これだけは注意!

注意しないといけないのが、アラームが鳴ることを確認することです。

以前、スケジュールアプリでアラームをセットしたのですが、通知がオフになっていたようで鳴らず個人面談の時間に遅刻したことが有りました(*_*;

そのため、アラームをセットするときには必ず2分後などでアラームの動作確認をしています。

 

まとめ

いかがでしたか?

 やることがあちこちに散乱しているとそれをまとめることから始めなければならないですが、場所を決めるとそこを集中的に整理するだけなので簡単です。

頭の中を整理できるシステムができると時間の余裕が生み出せます。

時間に余裕があると好きなことをする時間ができたりして、心にもゆとりができるのでいいことづくめです☆

 

 

 

 

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